@Bastianoso

E-Mail-Account aus dem „Alle“-Posteingang des iPhone entfernen

Du nutzt mehrere E-Mail-Adressen auf dem iPhone, möchtest aber nicht alle Posteingänge dieser Accounts auch im Sammelposteingang „Alle“ haben? Mit diesem Workaround ist ein Ausschluss einzelner Accounts möglich!

Ich nutze auf meinem Handy mehrere E-Mail-Accounts. Einen für dieses Blog, einen für meine Fotoseite, drei für meine EDV-Seite und eine Adresse explizit für Newsletter. Im normalen Alltag möchte ich mich aber nicht beim schnellen Blick auf meine E-Mails unnötig von Newslettern ablenken lassen und würde diesen Account gerne aus dem Sammelposteingang ausschließen.

Dennoch möchte ich auf meinem Handy nicht auf diesen Account verzichten, damit ich auch unterwegs mal Newsletter lesen kann.

Leider fand ich lange Zeit keine Möglichkeit im iPhone selbst festzulegen, für welche Accounts die Posteingänge dort gesammelt und angezeigt werden und welche nicht.

Kurz gesagt: es ist nicht möglich.

Aber es gibt einen Workaround

Wer mich ein wenig kennt, weiß, dass mich solche Kleinigkeiten einfach nicht in Ruhe lassen und eines morgens kam mir schließlich die zündende Idee für den folgenden Workaround, den ich gerne mit euch teilen möchte.

Je nach E-Mail-Anbieter, beziehungsweise Account-Typ (Microsoft Exchange, IMAP, etc.), gibt es für diesen Trick unterschiedliche Umsetzungen, aber wenn das Prinzip erstmal klar ist, sollte das jede/r mit ein wenig IT-Knowhow hinbekommen.

So funktioniert’s

Da wir keine einzelnen E-Mail-Accounts aus dem Sammelposteingang entfernen können, müssen wir etwas tricksen: der Posteingang des E-Mail-Accounts (auf dem Server meist „INBOX“ o.ä.) bleibt bei diesem Workaround erhalten, wir sorgen jedoch dafür, dass er stets leer ist — sich also keine einzige E-Mail mehr darin befindet.

Ich gehe den Prozess am Beispiel meines Newsletter-Kontos durch, aber natürlich könnte man so beispielsweise auch die Firmenmails aus dem allgemeinen Posteingang des iPhones heraushalten.

E-Mail-Account aus dem „Alle“-Posteingang des iPhones ausschließen

Hinweis: Um den Posteingang zu exkludieren müssen wir einen kleinen Umweg gehen, der nicht ohne Folgen ist. Wer ihn geht, verändert damit auch die Usability im E-Mail-Programm oder dem WebAccess — also schaue Dir die Anleitung erst an und überlege Dir, ob die Lösung für Dich in Frage kommt.

1. Neuen Ordner als zukünftigen Posteingang anlegen

Wir legen unterhalb vom oder parallel zum normalen Posteingang (je nach Serverkonfiguration, im Zweifel ist’s aber egal wo der liegt) einen neuen Unterordner an, und geben ihm einen aussagekräftigen Namen.

In meinem Beispiel wäre das „Newsletter„.

2. Filter auf dem Server(!) anlegen

Für Microsoft Exchange

Wenn Du Outlook benutzt, gehst Du über das Menü „Extras“ —> „Regeln“ zu den Filterregeln Deines Kontos und fügst eine neue E-Mail-Filterregel hinzu, die alle eingehenden Nachrichten in das neu erstellte Postfach „Newsletter“ verschiebt:

ms-exchange-server-filter
Screenshot aus Microsoft Outlook 2011 für Mac OS X

Bitte darauf achten, dass die Regel als Server-Regel und nicht als Client-Regel erstellt wird. Denn wir möchten ja gerne, dass die E-Mails auch gefiltert werden, wenn Outlook mal nicht läuft (nach Feierabend, nachts, etc.)!

Exchange-NutzerInnen können jetzt zu Punkt 3 gehen.

Für reguläre E-Mail-Konten

Bei der Einrichtung der Filterregel für reguläre E-Mail-Konten kommt es stark auf den Provider an, den Du für Deine E-Mails nutzt. In den meisten Fällen loggst Du Dich im Webmailer ein und erstellst die Regel dort oder Du nutzt das Kundenmenü Deines Webhosters um die Filterregel anzulegen.

Achtung: Bitte keinesfalls die Regel im E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird, Apple Mail, etc.) anlegen!
Machst du es dennoch, funktioniert der Filter nur, wenn das E-Mail-Programm läuft und letzten Endes ist alles durcheinander und die E-Mails bunt verteilt — das gilt es zu vermeiden!

Beispiel:
Ich habe die Filterregel mal in GoogleMail angelegt und Screenshots davon gemacht:

gmail-filter-alle-nachrichten
Mit „*“ suchst Du nach allen E-Mails

 

gmail-filter-e-mail-verschieben
Über „Label anwenden“ den neuen Ordner auswählen und Filter erstellen

Wie gesagt nutze ich ein extra E-Mail-Konto für meine abonnierten Newsletter. Bestehen bei Dir bereits andere Filterregeln im GMail-Account, muss der Filter individuell anders aussehen, damit nichts dazwischengrätscht.

Ist der Filter eingerichtet, landen alle eingehenden E-Mails ab sofort im Ordner „Newsletter“ und der übliche Posteingang bleibt immer leer.
Praktisch gesehen ist der Account nun also bereits aus dem Sammeleingang auf dem iPhone verschwunden, wir sind aber noch nicht ganz fertig:

3. Neuen Posteingang auf dem iPhone separat abrufbar machen

Die Hauptaufgabe, das Ausschließen eines E-Mail-Posteingangs aus dem „Alle“-Posteingang, haben wir damit geschafft. Nun geht es noch darum, dass der neu erstellte Posteingang für die Newsletter auch einfach zu erreichen ist:

  1. Dazu gehst Du auf die Übersicht der Postfächer in der Mail.app auf dem iPhone und
  2. klickst oben rechts auf „Bearbeiten“.
  3. Dann etwas herunterscrollen und „Postfach hinzufügen“ wählen und
  4. im entsprechenden E-Mail-Konto das Postfach „Newsletter“ auswählen.
  5. Mit „Fertig“ oben rechts bestätigen und
  6. schon erscheint „Newsletter“ als separates Postfach direkt in der Postfachübersicht.

Fazit: Wir haben jetzt den „Alle“-Posteingang des iPhones von dem Newsletter-E-Mail-Konto befreit und können sie bequem über den neu eingerichteten Ordner auswählen, wenn wir Lust dazu haben.

iphone-posteingang-entfernt

Der Haken an dieser Lösung

Klarer Nachteil dieses Workarounds ist, dass der Posteingang auch auf dem stationären Computer und dem Webmailer/WebAccess nun leer ist und wir auch dort immer erst in den Ordner „Newsletter“ wechseln müssen, bevor wir unsere Newsletter lesen können.

Die meisten E-Mail-Programme (und auch Webmailer) bieten aber eine Möglichkeit Favoritenordner zu erstellen und so hat man sich schnell umgewöhnt.

Weitere Anwendungsfälle

Ich nutze diese Art der Filterung wie gesagt für meine Newsletter, aber natürlich kann man auch andere Szenarien damit umsetzen:

  • Du möchtest Deine Firmenmails von Deinen privaten E-Mails fernhalten
  • bei bestimmten E-Mail-Konten bist Du nur zum losen Mitlesen drin und möchtest damit nicht zugemüllt werden
  • Du beschäftigst Dich mit einzelnen E-Mail-Konten zu bestimmten Zeiten und möchtest sonst nicht davon gestört werden
  • … viele weitere …

Hast du noch weitere Anwendungsfälle, wo diese Filterung Sinn ergibt oder Du hast Fragen zum Artikel? Dann ab in die Kommentare damit! Ich freue mich auf Anregungen und Diskussionen und besonders auf den Moment, an dem mein Artikel obsolet wird, weil Apple das Feature des Ausschließens einzelner Posteingänge endlich in iOS integriert hat 😉

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