Accreditation of personal stakeholders

Als Stakeholder […] wird eine Person […] bezeichnet, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines […] Projektes hat.1

Der Begriff der Stakeholder wird vor allem innerhalb von Unternehmen für die Planung von Projekten und projektbeteiligten Anspruchsgruppen (wer will was warum?) verwandt.

Doch nicht nur im geschäftlichen Projektverlauf haben wir es mit Stakeholdern zu tun. Auch im privaten Bereich gibt es Menschen, die ein berechtigtes Interesse an unserem Tun haben. Das fängt schon an, wenn wir uns mit dem Auto einem Zebrastreifen nähern, der gerade von einer Kindergartengruppe überquert wird. Diese Gruppe hat den Anspruch an uns, ihr Leben nicht zu gefährden und rechtzeitig zu stoppen.

Natürlich zielt mein Artikel nicht auf diese temporären Stakeholder ab, sondern auf die dauerhaften Anspruchsgruppen unseres privaten Lebensbereichs. Das sind Familie, Freunde und Bekannte oder auch die Nachbarn.

Das Stakeholder-Prinzip

Im Projektmanagement ist die penible Identifizierung und Festlegung von Stakeholdern (aktiv/passiv) essentiell für den Projekterfolg. Berücksichtigt man Projektbetroffene nicht schon im Konzept, kann es im Projektverlauf zu bösen Überraschungen kommen und schlimmstenfalls das Projekt zum Scheitern bringen.

Ein Beispiel:

Stellen wir uns vor, wir sollen für einen Kunden ein Kontaktformular für seine Webseite bauen, ließen sich folgende Stakeholder leicht identifizieren:

  • Auftragnehmer
    • Projektleiter
    • Mitarbeiter
  • Auftraggeber
    • Mitarbeiter

Ich möchte jetzt nicht so tief in die Thematik des Stakeholder-Prinzips einsteigen und verzichte darauf eine Kategorisierung in primäre, sekundäre und Key-Stakeholder vorzunehmen. Wichtig ist, dass der Kunde uns den Auftrag gegeben hat das Formular zu erstellen. So müssen wir es zusammen mit dem Kunden konzipieren, selbst umsetzen und vom Kunden abnehmen lassen.

Wen haben wir vergessen?

Der Benutzer des Formulars, also die Kunden unseres Kunden, tauchen in dieser Stakeholderbetrachtung gar nicht auf. Wird das Formular also lediglich so umgesetzt, dass es uns und unserem Kunden gerecht wird, liegt das Endergebnis eventuell meilenweit neben dem, was der Benutzer sich wünschen würde und das Projekt wäre gescheitert.

Dieses kleine Beispiel ist natürlich übersimplifiziert und nicht ganz ernst zu nehmen, verdeutlicht den Casus Knaxus aber ausreichend für das was ich sagen möchte.

Was sind „Personal Stakeholders“?

Unser alltägliches Leben besteht aus hunderten Projekten, die wir ständig managen, einschätzen und umsetzen (Wäsche waschen, einkaufen, Freunde treffen, Verabredungen zum Kochen, etc.). Da wir vieles davon jeden Tag tun sind wir uns nicht immer bewusst, wer die jeweiligen Stakeholder sind und wie wir ihre Interessen bedienen müssen. Und so lange uns das nicht bewusst ist, kann es genauso zu Fehleinschätzungen kommen: unsere angenommenen Stakeholder sind nicht die eigentlichen Stakeholder und wir decken die falschen Interessen ab.

Deshalb ist es wichtig genau zu wissen wer bei den eigenen ToDos Interessen und Anteile hält. Kaufen wir für ein gemeinsamen Kochabend mit einem Freund ein, der eine Lebensmittelallergie hat, müssen wir dies beim Einkauf zwingend berücksichtigen, da der Abend sonst scheitern würde – nicht unseretwegen, sondern wegen seiner Interessen am Projekt.

Um diese Stakeholder besser identifizieren zu können, kann man sich folgende Fragen stellen:

  • mit welchen Personen interagiere ich?
  • welche Erwartungshaltungen haben diese an mich?
  • welche Interessen verfolgen jene im Kontakt mit mir?
  • wer ist abhängig von mir und meinem Handeln?

Ich empfehle hier ruhig mal eine Liste anzulegen und zu den einzelnen Personen ein paar Notizen über Erwartungshaltung und Interessen zu machen.

Akkreditierung persönlicher Stakeholder

Sind die Personen einmal identifiziert und aufgelistet wird einem vielleicht klar, dass es zwischen den Personen, ihren und meinen Erwartungen Interessenkonflikte gibt, die einem so gar nicht bewusst waren.

Ein Beispiel aus meinem Leben:

Ich hatte nachmittags einen Termin mit meinen Chefs um ein wichtiges Projekt zu besprechen und war abends mit Freunden verabredet.
Im Projekt „Donnerstag“ gab es also mehrere Stakeholder:

  • Chefs
  • Freunde
  • ich

Meine Chefs gehen natürlich davon aus, dass ich unbegrenzt für die Planung zur Verfügung stehe.
Meine Freunde hingegen erwarten, dass ich pünktlich zum Treffen erscheinen werde.

Sobald der Termin mit meinen Chefs jedoch länger als veranschlagt dauern würde, konnte ich nicht mehr pünktlich bei meinen Freunden sein.
Ich kann also unmöglich beide Parteien zufrieden stellen.
(das würde einem im Projektmanagement dann in der Risikoanalyse und GANTT-Planung auffallen, aber das nur am Rande)

Ursprünglich wandte ich das Problem ab, in dem ich eben nicht beide Termine auf den selben Tag legte. Doch wie das eben so ist, verschob sich das Meeting um eine Woche nach hinten und das Treffen mit den Freunden wurde auch vertagt, sodass beide Termine auf eben jenen Donnerstag fielen.

Ich habe mich selbst hier ebenfalls als Stakeholder aufgeführt, da ich natürlich an meinen Donnerstag ebenfalls Erwartungen, Ansprüche und Interessen hege. In diesem konkreten Fall wünschte ich mir ein erfolgreiches, kurzes und intensives Meeting und einen entspannten Abend mit Freunden.

Erst als der Termin vorbei war und ich auf die Uhr schaute, stelle ich fest, dass ich bereits eine viertel Stunde zu spät war und es nicht mehr schaffen würde. Also beeilte ich mich, kam zu spät und war schlecht gelaunt.

Ich habe zwar die Erwartungen meiner Chefs erfüllt, dafür aber nicht die meiner Freunde und auch nicht meine (Meeting zu lang, kein entspannter Abend).

Die Lösung

Um diese persönliche Konfliktsituation (Freunde vs. Chefs) zu lösen muss man sich über seine persönlichen Prioritäten im Klaren sein und diese konsequent umsetzen. Das ist leichter gesagt als getan und oft ein schmerzhafter Prozess.

Um seinen eigenen Weg dabei etwas zu untermauern, kann man sich das Stakeholder-Prinzip zu nutze machen.
Nachdem man die Stakeholder und ihre Interessen identifiziert hat, hat man nicht bloß eine hübsche Liste zum Anschauen und deprimiert werden, sondern man kann diese Liste auch zusammenstreichen.

Überspitzt formuliert: wer sagt eigentlich, dass irgendwer beliebige Forderungen aus seinen haarsträubenden Erwartungen an mich stellen darf? Ich bestimme ganz alleine nach eigenem Ermessen wessen Ansprüche an mich ich gelten lasse und welche nicht.

Das klingt natürlich leichter als es ist und so ganz frei sind wir dabei auch nicht (geltende Gesetze, Anstand, etc.) aber wenn wir für uns festlegen, dass unser Chef nicht frei über unseren Feierabend verfügen soll, könnten wir das Meeting auch beenden.

Andersherum können wir genauso festlegen, dass unsere Karriere uns wichtiger ist als unsere Freunde und ihnen einfach absagen.

Also schaut doch einfach mal, wer eure personal Stakeholders sind und ob ihr sie gelten lassen wollt, oder nicht.

1 Sonja Eilmann, Frank Behrend, Raimo Hübner, Erwin Weitlander: Interessengruppen/Interessierte Parteien. In: Michael Gessler (Hrsg.): Kompetenzbasiertes Projektmanagement. 4. Auflage. 1, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2011, ISBN 978-3-924841-40-9, S. 71.

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Dieser Artikel ist auch im Buch @Bastianoso — Eine Blog-Zeitreise von 2005 bis 2013 erschienen.
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