@Bastianoso

Hazel: Software-Automation für den Alltag

Computer können alles — außer Kaffee kochen.
Damit sie noch ein bisschen mehr können, gibt es die Software Hazel.
Sie ist exklusiv für Mac OS X erhältlich und nimmt einem als Automationssoftware all die alltäglichen Handgriffe ab, die man schon so oft gemacht hat, dass man wahrscheinlich gar nicht mehr weiß, dass man damit wertvolle Zeit verschwendet.

Was Hazel kann

Hazel überwacht beliebig viele Ordner und Unterordner auf Änderungen. Diesen Ordnern kann man Aktionen zuweisen, was mit den darin enthaltenen Dateien geschehen soll.
Folgende Dinge muss man Hazel mit auf den Weg geben, damit alles reibungslos funktioniert:

  1. Wie kann Hazel die Datei eindeutig identifizieren?
  2. Was soll Hazel mit der Datei tun?

1. Identifikation von Dateien

Es lassen sich beliebig viele Dateimerkmale kennzeichnen und verschachteln. Folgende Merkmale sind standardmäßig auswählbar:

  • Name
  • Erweiterung (.pdf, .mp3, etc.)
  • Voller Name (inkl. Erweiterung)
  • Datum des Hinzufügens
  • Erstellungsdatum
  • Änderungsdatum
  • Datum des letzten Öffnens
  • Art der Datei (Dokument, Musikdatei, Videodatei, etc.)
  • Farblabel der Datei
  • Spotlight-Kommentar der Datei
  • Stichwörter
  • Dateigröße
  • Dateiinhalt
  • Quell-URL/-Adresse der Datei (wird von Safari beim Download ausgefüllt)

Zusätzlich zu diesen bereits sehr mächtigen Auswahlkriterien lassen sich ausnahmslos alle der über 170 Spotlight-Attribute auswählen, darunter z.B. so spezielle Dinge wie Stadt/Ort, Taktart, Höhe/Breite in Pixeln, Längen-/Breitengrad, Brennweite, Bearbeitender Benutzer.

Mit diesen Möglichkeiten ist es mir bis jetzt immer gelungen die Datei eindeutig zu identifizieren, sodass nie eine Hostingrechnung im Kontoauszugsordner landen kann.

2. Aktionen auf Dateien fahren

Es lassen sich für jede Datei beliebig viele Aktionen fahren, dies sind die gängigsten:

  • Datei verschieben
  • Datei kopieren
  • Datei löschen
  • Datei umbenennen
  • Datei in Unterverzeichnis wegsortieren
  • Farblabel zuweisen
  • Kommentar geben
  • Stichwort vergeben
  • Datei archivieren
  • Datei auspacken
  • Datei öffnen
  • Datei im Finder anzeigen
  • Verknüpfung erstellen
  • in iTunes importieren
  • in iPhoto importieren

Für das Wegsortieren von Dateien, ebenso das Umbenennen, kann man Muster festlegen:

Darüber hinaus kann man beliebig viele AppleScripte, Automator-Scripte oder sogar Shell-Scripte ausführen lassen und hat damit alle nur denkbare Flexibilität.

Die Aktion „Send Growl Notification“ ist überdies jedes mal auswählbar und genauso variabel gestaltbar, sodass ich mir genau sagen lassen kann, welcher Song gerade in iTunes importiert wurde.

Was ich mit Hazel automatisiere

Im Laufe der Zeit haben sich eine ganze Reihe von Ordnern angesammelt, die von Hazel überwacht werden und in denen die kleine Software für mich Dateien quer durch den Computer schiebt:

  • meine heruntergeladenen Kontoauszüge werden automatisch im Ordner der jeweiligen Bank in jahres- und monatsbasierte Ordner wegsortiert
  • landen Songs oder Videos im Downloadordner oder meiner Dropbox importiert Hazel diese in iTunes und löscht die Originaldateien.
  • ich habe gerne wechselnde Hintergrundbilder (hier eine meiner Quellen) und sammle sie in einem Ordner. Hazel findet diese im Downloadordner und sortiert sie in den entsprechenden Systemordner, der die Rotation befüttert.
  • Visitenkartendateien (.vcf) werden automatisch ins Adressbuch importiert und dann gelöscht
  • .zip- und .rar-Dateien im Downloadordner werden automatisch extrahiert und die Archive gelöscht
  • Die PDF-Dateien von Rechnungen, die ich per E-Mail bekomme, werden von Hazel im Ordner des jeweiligen Dienstleisters gespeichert. Natürlich nach Jahren sortiert.
  • Serverlogfiles werden ebenso behandelt. Hübsch verpackt als .gz-Datei und wegsortiert nach Monat und Jahr.
  • Alle Dateien die schon länger als eine Woche im Papierkorb liegen, werden geshreddert.
  • Wenn ich Anwendungen lösche, wirft Hazel auch die Preference-Dateien der Anwendung für mich weg

Auf Wunsch lasse ich mich bei kritischen oder vermeintlich wichtigen Aktionen von Hazel per Growl-Notification benachrichtigen, gegebenenfalls auch direkt auf dem Handy. So brauche ich meinem System nur noch dabei zusehen, wie es sich selbst aufräumt und verwaltet.

Wie ich vorgegangen bin

Natürlich könnte man mit Hazel auch alle Verzeichnisse überwachen, aber um das System einfach und für mich leicht wartbar zu halten habe ich meinen Downloadordner und meine Dropbox quasi als Sammelstelle für alles mögliche eingerichtet. Des Weiteren gibt es nur noch ein paar spezielle Ordner, die Hazel für mich überwacht.

Wenn ich von Hazel etwas wegsortiert haben möchte, so schmeisse ich es einfach in den Downloadordner und Sekunden später hat sich Hazel der Datei schon angenommen und sie für mich wegsortiert. So habe ich nach wie vor „sichere Zonen“ in meinem Computer bei denen ich keine Angst haben muss, dass ich Dateien verliere weil Hazel sie Gott-weiß-wo hinsortiert hat. Und wenn ich auf der Arbeit mal eine ganze Reihe an Dateien in die Dropbox schiebe, brauche ich zu Hause den Rechner lediglich noch hochfahren, Dropbox synct sich und Hazel sortiert weg was rein kommt..

Woher weiß Hazel welche Datei ein Kontoauszug und welcher eine Rechnung ist?

Jede Datei hat etwas Einzigartiges, etwas woran man schon an den Äußerlichkeiten erkennen kann, worum es sich handelt. Hat man dieses Merkmal einmal extrahiert hat Hazel die Datei am Haken und man kann alles mögliche damit anstellen.

Meine Kontoauszüge sind beispielsweise PDF-Dateien, deren Dateiname immer mit einem bestimmten String beginnt und als Quell-URL die Onlinebanking-URL eingetragen ist. Anhand dieser Eigenschaften charakterisiere ich die Kontoauszüge eindeutig und brauche Hazel nur noch mitzuteilen, diese Dateien entsprechend ihres Datums in Unterordner zu verschieben (siehe Screenshot oben). Hat Hazel das getan bekomme ich noch eine Notiz darüber und die Aktion ist erfolgreich durchgelaufen.

Fazit

Ich kann jedem, der sein Leben zum größten Teil digital organisiert oder der immer wieder viel mit verschiedenen Dateien zu tun hat, die wegsortiert werden müssen dazu raten, Hazel einmal auszuprobieren. Es gibt eine kostenlose 30 Tage Testversion, doch selbst die Vollversion kostet nur läppische $ 21,95, von denen sie jeden Cents wert ist! Denn das besondere an der Software ist, dass sie, einmal an die persönlichen Wünsche angepasst und eingerichtet, ihren Dienst komplett im Hintergrund verrichtet und einem nicht zur Last fällt, sondern einen entlastet.
Und das kann man heutzutage doch immer noch am besten gebrauchen, wenn es um Software geht.

 

Dieser Artikel ist auch im Buch @Bastianoso — Eine Blog-Zeitreise von 2005 bis 2013 erschienen.

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Werner

Wenn das auch etwas für meine bescheidenen Ansprüche ist, dann muss es es unbedingt haben; Du kannst entscheiden ob ich es brauche (ich würde es schon gerne haben).

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