Das war das UrbanCamp Hamburg 2010

Unser Orga-Tisch beim UrbanCamp. Die Schaltzentrale der Veranstaltung.

Vom 3. bis 5. September 2010 fand im Werkheim Hamburg das UrbanCamp statt. Was das UrbanCamp ist und wozu es da ist, schrieb ich bereits an anderer Stelle. Hier soll es nun darum gehen ein Fazit zu ziehen. Ein vor allem persönliches gehaltenes Fazit für mich als Teil des Orga-Teams, bei dem alle zum ersten Mal ein BarCamp organisiert haben.

Die Organisation eines BarCamps

Anne Wangrin, Anne Mordhorst, Maret Voss und ich haben uns als logische Weiterentwicklung der SocialBar daran gewagt aus ihr ein BarCamp zu machen. Das UrbanCamp. Ein ganzes Wochenende zu organisieren und für alles zu sorgen ist deutlich herausfordernder als einen Abend die SocialBar vorzubereiten und da es für uns die erste Orga einer so großen Veranstaltung war, gab es viel zu tun!

Im Falle des UrbanCamps galt es, neben der üblichen BarCamp-Orga, sich zudem noch um die Auswahl von geeigneten Initiativen für den Aktionsvormittag zu kümmern. Folgende Aufgaben fielen insgesamt während der Orga an:

  • einen geeigneten Veranstaltungsort finden
  • Sponsoren für das BarCamp suchen
  • Mikrofonanlage besorgen
  • Initiativen für den Aktionsvormittag auswählen
  • Zeitplanung für die einzelnen Tage erstellen
  • Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen
  • für flächendeckendes WLAN sorgen
  • Moderationsmaterial (Folien, Blöcke, Stifte, Schmierpapier, Flipcharts, etc.)
  • Schilder als Wegweiser erstellen
  • Beschriftung am Veranstaltungsort vornehmen (Räume, Abwaschstation, Leergut, Toiletten, etc.)
  • Transport der Materialen zum BarCamp und wieder zurück organisieren
  • Anfahrtsbeschreibungen erstellen (für Location als auch die einzelnen Initiativenstandorte)
  • Namensschilder für die Teilnehmer
  • Signalgeber für Sessionanfang/-ende
  • Getränkeorga
  • Mahlzeitenplanung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen)
    • Volksküchen und Sponsoren anfragen
  • Öffentlichkeitsarbeit
    • Mixxt-Seite
    • Facebook-Seite
    • Twitter-Account
    • Blogartikel
    • Freunde informieren
    • SocialBar-Verteiler informieren
  • spannende Leute für Sessions einladen

Wie man sieht hatten wir alle einen Arsch voll Arbeit der zusätzlich zu unserem normalen Arbeitsalltag angefallen ist und vor allem die Teile Veranstaltungsort, die Sponsorensuche und die Initiativenauswahl haben mehr Zeit und Nerven gekostet als wir uns ausgemalt hatten.

Einen Veranstaltungsort finden

Die Anforderungen von unserer Seite waren schon nicht Ohne: gut mit ÖPNV zu erreichen, ein Raum für ca. 100 bis 150 Personen, mehrere (besser: fünf) Kleingruppenräume und gute WLAN-Infrastruktur.
Da den passenden Raum zu günstigen Konditionen zu finden, der dann an dem gegebenen Termin frei ist (ausgerechnet ein Wochenende!) gestaltete sich zunehmend schwierig.

Insgesamt angefragt wurden über 20 Locations, von denen am Ende noch zwei in Frage kamen und nur eine Location wirklich realistisch war: das Werkheim Hamburg.

Sponsorensuche

Zur Suche nach Sponsoren für solcherlei Veranstaltungen möchte ich nochmal einen extra Artikel schreiben, aber so viel sei hier schon verraten: es ist schwer für ein freies Format Sponsoren zu finden, denn gerade bei einem BarCamp kann man nicht mit großen Rednern und festen Teilnehmerzusagen aufwarten und hat, besonders bei einem BarCamp im sozialen, ehrenamtlichen Bereich, den Sponsoren nur wenig zu bieten.

Daher sind wir besonders dem Werkheim für ihre Unterstützung dankbar! Erst durch das großzügige Raumsponsoring ist diese Veranstaltung überhaupt für uns als Privatpersonen finanziell tragbar geworden.

Auswahl der Initiativen

Die Grundidee das UrbanCamp überhaupt zu veranstalten war die Tatsache, dass uns auf den SocialBars immer nur ein Abend zur Verfügung stand um Initiativen zu helfen. Dabei ging viel Zeit für gegenseitiges Kennenlernen, Networking und die Initiativenvorstellung drauf, weshalb nur wenige Stunden wirklich aktiv mit den Initiativen gearbeitet werden konnte.

Mit dem UrbanCamp wollen wir den Initiativen die Möglichkeit geben sich an einem Abend in Ruhe vorzustellen, den Teilnehmern die Möglichkeit geben sich und die Initiativen in Ruhe zu beschnuppern und dann einen ganzen Vormittag lang aktiv bei den Initiativen vor Ort helfen zu können um am Nachmittag darüber zu diskutieren.

Das dafür nicht jede Initiative in Frage kommt leuchtet dabei sofort ein. Somit fielen schon viele tolle und spannende Projekte von vornherein durch’s Raster und bei den  übrig gebliebenen Anwärtern lernte vor allem das Orga-Team wie man mit Initiativen zusammen arbeiten muss und wie Initiativen intern funktionieren. Einige von ihnen sind wahre Bürkokratiemonster, die mit dem eher lockeren BarCamp-Format nur wenig anfangen können, aber natürlich interessiert daran sind potentielle neue Zielgruppen für ehrenamtliches Engagement in Hamburg zu erschließen.

Der Bewerbungsprozess und die Auswahl einer finalen Zusammenstellung von Initiativen gestaltete sich zäh und langwierig aber am Ende sind wir mit der Selektion doch sehr zufrieden und auch bei den Teilnehmern ist das breite Sortiment gut angekommen.

Es war für jeden etwas dabei: Kopfarbeit im Knferenzraum, mit Gummistiefeln im Matsch spielen, Arbeit mit Blumen, Arbeit mit Jugendlichen, soziales Engagement im urbanen Raum.

Empfehlungen zur Organisation

Gerade wenn man beruflich stark eingespannt ist und oft die Zeit fehlt ist gute und viel Kommunikation untereinander viel Wert und verhindern doppelte Arbeit. So haben wir gerade zum Ende hin wöchentliche TelKos gehabt und uns oft abends nach der Arbeit zusammen getroffen, nett gekocht und die nächsten Schritte besprochen. Denn trotz all der ToDos und Arbeit sollte man eins nie vergessen: ein BarCamp soll vor allem Spaß machen; auch dem Orga-Team!

Irgendwann, als viele ToDos festgefahren waren und wir in Zeitdruck gerieten, gab es auch bei uns den Punkt an dem wir uns fragten: „alles absagen?!“, „das UrbanCamp verschieben?!“. Krisenstimmung im Team.
Wir haben uns zusammengesetzt, viel nachgedacht und diskutiert. Haben in Einzelgruppen Ausweichpläne geschmiedet und im Team besprochen und am Ende beschlossen: „Wir machen das jetzt!„.

Das UrbanCamp einfach durchziehen, komme was wolle. Versciebungen, Absagen, all die bereits geleistete Arbeit und investierte Zeit wäre umsonst gewesen und die Enttäuschung bei den engagierten Teilnehmern und vor Vorfreude nervösen Initiativen wäre groß gewesen. Also haben wir getreu der 80/20-Regel am Point-of-no-return einfach festgelegt: „genug organisiert, jetzt wird gemacht! Der Rest ergibt sich schon von alleine und wird dann gegebenenfalls improvisiert!„.

Also starteten wir mit der konkreten und direkten Vorbereitung:

Der Ablauf

Das UrbanCamp startete am Freitagabend und ging bis Sonntagnachmittag. Das Besondere am UrbanCamp war die Erweiterung des BarCamp-Formats um den sogenannten Aktionsvormittag. Ein Zeitraum am Samstag, in dem die Teilnehmer vor Ort bei Initiativen Einblicke erlangen konnten und aktiv mitgearbeitet haben. Samstagnachmittag und der komplette Sonntag waren dann ganz klassisch für Sessions reserviert.

Freitag

Am Freitag stellten sich zunächst alle Teilnehmer des BarCamps selbst vor. Ganz klassisch mit Namen und drei kurzen, beschreibenden Tags.

Danach stellten sich die von uns ausgewählten sozialen Initiativen vor und berichteten über ihre Aktion am Samstagvormittag.

Die Teilnehmer hatten dann die Möglichkeit sich für eine der vielen Aktionen zu entscheiden und sich für die Veranstaltung einzuschreiben. Dazu lagen Teilnehmerlisten aus, die den Initiativen zeitgleich dazu dienten, einen Überblick über die Teilnehmer zu bekommen.

Folgende Initiativen haben beim UrbanCamp am Aktionsvormittag am Samstag etwas angeboten:

  • Eingriffe in öffentlichen Raum: Blütenträume
  • NABU – Gewässernachbarschaftstag am Raakmoorgraben
  • Hometown Glory – Blogleitfaden
  • Zweikampfverhalten
  • Sneep & CarrotmobHH
  • Freiwilligenbörse

Viele Berichte und Blogbeiträge über die Aktionen und was die Teilnehmer dort erlebt haben, findet ihr auf unserer Mixxt-Seite.

Samstag

Während die Teilnehmer sich morgens direkt bei den Initiativen getroffen haben, hat das Orga-Team den Mittagstisch vorbereitet. Es sollte vegetarische Nudelsuppe geben, so der Plan. Für 70 Personen hatten wir:

  • 20kg Nudeln
  • 5kg Gemüsebrühe
  • 4kg Bio-Karotten
  • 3kg Bio-Zucchini
  • 4kg Bio-Lauch
  • 500gr Gewürze und Kräuter
  • 3 Liter vegane Bio-Suppengrundlage

Noch nie habe ich für so viele Leute gekocht und innerlich hatte ich schon die Nummer vom Pizzadienst im Kopf. Gekocht wurde in der Gulaschkanone der Volksküche Wilhelmsburg, die sie uns freundlicherweise zur Verfügung gestellt haben:

Kochgeschirr der VoKü Wilhelmsburg

 

Das Orga-Team kocht
Frisches Gemüse
Suppentopf

Aus der Nudelsuppe wurde am Ende ein deftiger Nudeltopf, aber es hat alles gut geklappt und wir sind rechtzeitig zur Rückkehr der Teilnehmer aus dem Aktionsvormittag fertig geworden, sodass viele hungrige Mäuler befriedigt werden konnten.

Ich war ganz schön erleichtert, dass das mit dem Essen dann doch noch so gut geklappt hat und die Mittagspause zu einem kommunikativen Beisammensein wurde, bei dem die Teilnehmer sich angeregt über den Aktionsvormittag, die Initiativen und viele viele neue Ideen unterhalten haben. Dazu gab’s chillige Musik vom Band.

Nach dem Mittagessen bei bestem Sonnenschein fand die Sessionplanung statt und folgende Sessions wurden abgehalten:

Sessionplan vom Samstag

 

Abends ließ das Orga-Team zusammen mit ein paar Teilnehmern den Tag gemütlich bei Al Arabi und ein paar leckeren Falafeln ausklingen und tauschte die Erlebnisse des Aktionsvormittags miteinander aus.

Sonntag

Der Sonntag war ganz und gar für die klassischen BarCamp-Sessions reserviert. Der Tag startete für uns schon um acht, für die Teilnehmer dann um 10:00 Uhr mit einem ausgewogenen vegan-carnivoren Frühstück, bevor es in die Sessionplanung ging.

Und folgende Sessions fanden am Sonntag statt:

Sessionplan vom Sonntag

 

Eine unvollständige Zusammenstellung von Blogartikeln über die Sessions findet ihr am Ende dieses Artikels.

Um halb zwei haben Silvia, Constantin und ich eine Session zu Public Relations, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit zusammen gemacht, die sich am konkreten Beispiel zweier Initiativen orientierte und woraus wir ein paar Leitfäden entwickelt haben.

Die Zusammenfassung der Session blogge ich in einem extra Artikel.

Gegen 16:00 Uhr fanden sich dann alle Teilnehmer zur klassischen Abschlussrunde ein und wir haben das Wochenende noch einmal Revue passieren lassen.

Fazit

Alles in allem können wir zurfrieden sein mit dem Ergebnis des UrbanCamps.
Unser Ziel, Menschen und soziale Initiativen zu vernetzen und sie dabei den sozialen Netzwerken näher zu bringen haben wir voll erreicht und heute, etwa einen Monat nach dem UrbanCamp, weiß ich von einigen Teilnehmern, die jetzt fest bei „ihrer Initiative“ ehrenamtlich arbeiten.

Die Organisation eines BarCamps war dann für alle von uns am Ende anstrengender als wir es erwartet hatten. Vor allem die Akquise von Spendengeldern bereitete uns, wie eingangs bereits erwähnt, große Probleme, sodass wir den Großteil der Veranstaltungskosten privat tragen mussten. Dennoch sagen wir: „es hat sich gelohnt!“. Es hat unglaublich viel Spaß gemacht zu beobachten wie die Teilnehmer und Initiativen die von uns angebotene Plattform des UrbanCamps zur gegenseitigen Vernetzung nutzten und beide Seiten viel dazu gelernt haben.

Was wir mit dem UrbanCamp erreicht haben

Unser Claim – Wir verändern Hamburg – wurde von allen gemeinsam in die Tat umgesetzt.

  1. Es wurden neue Blumen in Altona und Ottensen im Guerilla-Gardening-Style (natürlich mit Genehmigung der freien und Hansestadt Hamburg) gepflanzt. (Blütenträume)
  2. In Billstedt wurde lokale Fortbildung und Persönlichkeitsfindung geboten. (Freiwilligenbörse)
  3. Ein Fluss in Hummelsbüttel wurde renaturiert (NABU)
  4. Jugendlich haben über Gewaltpräventionsprojekte des HSV/HAmburger Weg berichtet. (Zweikampfverhalten)
  5. Die Initiativenreporter von Hometown Glory haben einen Blogleitfaden entwickelt und die Arbeit der anderen Initiativen dokumentiert.
  6. Es wurde ein neuer CarrotMob in Hamburg für den 21. Oktober 2010 geplant. (Sneep & CarrotMobHH)
  7. Die soziale Einrichtung Alimaus in St. Pauli wurde von den Handwerkern mit Herz renoviert. (Freiwilligenbörse)
  8. In den über 17 Session mit insgesamt über 100 TeilnehmerInnen wurde viel diskutiert und spannende Ergebnisse zusammen erarbeitet, die den Initiativen bei ihrer täglichen Arbeit helfen.
  9. Während der Pausen und den Mahlzeiten fand ein intensives Networking statt, welches bis heute nachwirkt!

Mission accomplished.

Alle Links zusammengefasst:

Interna

Initiativen

Blogbeiträge

Fotos

Dieser Artikel ist auch im Buch @Bastianoso — Eine Blog-Zeitreise von 2005 bis 2013 erschienen.
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